החיצון ביעילות. מרכזיות משרדיות ידועות בדרך כלל בשם מרכזיות סניפים פרטיות (PBX) והן חיוניות לעסקים המסתמכים על תקשורת מקצועית מובנית.
בליבה, מרכזיה משרדית מאפשרת למשתמשים מרובים באותו ארגון ל מרכזיות למשרד שתף מספר מוגבל של קווי טלפון חיצוניים. במקום להקצות קו טלפון ציבורי נפרד לכל עובד, המרכזיה מנתבת שיחות בצורה חכמה, מה שמפחית עלויות ומשפר את ניהול השיחות. זה הופך את מרכזיות המשרד לבעלות ערך במיוחד עבור עסקים קטנים, בינוניים וגדולים.
אחת הפונקציות העיקריות של מרכזיה משרדית היא ניתוב שיחות. כאשר שיחה נכנסת מגיעה לעסק, המרכזיה קובעת לאן לשלוח אותה - כגון שלוחה, מחלקה, פקידה או מערכת תא קולי ספציפית. שיחות יוצאות מנוהלות גם על ידי המרכזיה, מה שמבטיח שמשתמשים יוכלו לחייג למספרים חיצוניים בצורה חלקה תוך שימוש במשאבים משותפים. שיחות פנימיות בין עובדים מטופלות במלואן בתוך המערכת, מה שמאפשר תקשורת מהירה וחופשית ברחבי המשרד.
מרכזיות משרדיות מודרניות מציעות הרבה יותר מטיפול בסיסי בשיחות. תכונות כגון העברת שיחות, העברת שיחות, החזקת שיחות, דואר קולי, מענה אוטומטי, שיחות ועידה והקלטת שיחות נכללות בדרך כלל. כלים אלה עוזרים לעסקים להציג תדמית מקצועית למתקשרים תוך שיפור הפרודוקטיביות הפנימית. לדוגמה, מענה אוטומטי יכול לברך את המתקשרים ולהפנות אותם למחלקה הנכונה ללא צורך בפקיד קבלה במשרה מלאה.
ניתן לסווג מרכזיות משרדיות לסוגים שונים בהתבסס על טכנולוגיה. מערכות מרכזיות מסורתיות (אנלוגיות או דיגיטליות) מותקנות באתר ומסתמכות על קווי טלפון פיזיים. למרות שהן אמינות, הן דורשות לעתים קרובות עלויות התקנה ותחזוקה גבוהות יותר. מרכזיות משרדיות מבוססות IP (IP PBX) משתמשות בחיבורי אינטרנט כדי להעביר נתוני קול, מה שהופך אותן לגמישות וחס