Gestion-Adresses-Mails

Une bonne gestion de ses adresses mails

Article mis à jour le 01 février 2023

Le but en partageant cette méthode, est de montrer comment organiser ses mails. Ce n’est peut-être pas LA meilleure solution, mais je pense qu’elle en fait partie. Et, pour info, c’est celle que j’utilise.

Je vois beaucoup de gens complètement noyés dans leurs mails. Il y a plusieurs raisons à cela :

  • Trop de mails arrivent, ils sont noyés sous la masse
  • Impossible de retrouver un mail, ils finissent par laisser de plus en plus leurs mails à l’abandon
  • Une seule adresse mail pour la réception de tous les mails
  • Trop de spams, de courriers indésirables
  • Aucune gestion des mails par des règles ou des dossiers

Quand on les interroge et qu’on les observe, on voit se dégager très rapidement leurs besoins :

  • Avoir un rangement/tri automatique que je qualifierai de minimal, c’est à dire que les mails Administratif aillent dans un dossier Administratif, les mails Perso aillent dans un dossier Perso, les mails Indésirables aillent dans le dossier Indésirables etc...
  • Retrouver aisément un mail (ce qui est fortement conditionné par le point précédent).
  • Ne pas devoir regarder tous les deux jours son dossier Indésirables pour voir si un mail valide a malencontreusement échoué dedans.

Une organisation simple peut répondre à cette problématique :

Avoir plusieurs adresses mails.

J’ai pour ma part 6 adresses mails :

  • Une adresse mail Administrative : C’est l’adresse que j’utilise sur mon CV, que je fournis aux grandes administrations/entreprises de la vie de tous les jours tombant dans le giron des démarches administratives : EDF, Fournisseur d’Accès à Internet, Syndic, Employeur, Impôts, Avocat, Assurances, Banque etc.
  • Une adresse mail Famille : C’est l’adresse que j’utilise pour communiquer avec toute ma famille
  • Une adresse mail Pseudo : C’est l’adresse que j’utilise pour communiquer avec les gens sur Internet dans les forums, les blogs, les sites, c’est mon identité numérique, il peut évidemment y en avoir plusieurs
  • Une adresse mail Perso : C’est l’adresse que j’utilise pour tous mes amis
  • Une adresse mail Business : C’est l’adresse que j’utilise pour acheter et vendre des biens sur des sites comme eBay, Amazon, LDLC mais également des services/dons comme Framasoft, Ulule, voyages etc...
  • L’adresse mail Poubelle : Probablement la plus importante, c’est celle que je donne dans la majorité des cas. Cela concerne les réductions, les sites exigeant une adresse mail pour un téléchargement quelconque, les demandes de coordonnées de beaucoup d’entreprises

Il y a beaucoup d’avantages à cette solution :

  • Il est très facile intellectuellement de savoir dans quelle catégorie on va mettre une personne (un contact) : Perso, Administratif, Famille etc... Je dis cela car je suis persuadé qu’une solution doit être simple pour qu’elle fonctionne
  • Cette démarche a également pour but de cloisonner les contacts. L’adresse mail Business sera régulièrement chargée de nombreux mails mais les adresses mails Perso et Famille seront bien lisibles et faciles d’accès, elles doivent le rester car c’est celles qui nous importent le plus
  • Evidemment, on peut simplifier cette solution en utilisant que 3 adresses mails avec des alias par exemple. Une adresse mail Perso (amis, famille et pseudo), une adresse mail Administrative (business, administrations/entreprises de la vie de tous les jours), et l’inévitable adresse mail Poubelle
  • A partir de cette solution, il est très simple dans un client mail (Thunderbird) de fabriquer des règles (adresse mail Famille –> Dossier Famille) pour avoir un rangement/tri minimal
  • En ces temps de surveillance généralisée, j’ai la naïveté de penser que cela dilue notre traçage, toute notre vie n’est plus à un seul et unique endroit (une seule adresse mail), mais est découpée en tranches qu’il peut être difficile de relier entre elles. Evidemment, on peut avoir une adresse mail sur des services différents d’email
  • L’ensemble de nos mails est dans une organisation distribuée (architecture distribuée). On peut se faire pirater une adresse mail, on ne perdra pas tous nos mails comme dans le cas d’une seule adresse mail. De même, si une adresse mail ne fonctionne pas, on pourra exceptionnellement se servir d’une autre.

Les points négatifs que l’on peut objecter :

  • Il est pénible de créer 6 adresses mails : C’est vrai, je pense qu’il faut prendre 2h pour le faire puis le plus long ensuite sera de migrer tous ses contacts vers les différentes adresses mails. C’est cependant une excellente occasion de faire du ménage dans ses contacts. Je rajouterai que dans la majorité des cas la création d’une adresse mail est gratuite (même si dans le cas de certains services c’est gratuit car nous sommes le produit, type Yahoo, Gmail)
  • Il est pénible de configurer 6 adresses mails : Non, là-dessus, je ne suis pas d’accord. La configuration dans un logiciel, sur une tablette ou un smartphone prendra 10 minutes de plus, après quoi ce sera tout aussi transparent lors de la relève du courrier que si vous aviez une seule adresse mail. En revanche d’un clic, vous pourrez accéder à vos différentes adresses mails, donc avoir un tri minimal
  • La gestion des mots de passe : Ce n’est pas non plus une grosse complexité. Un exemple (parmi de nombreux autres) est de débuter son mot de passe par les deux premières lettres de son adresse mail. Ainsi pour l’adresse mail Famille, votre mot de passe sera FAmotdepasse. Pour l’adresse mail Perso, votre mot de passe sera PEmotdepasse etc... Par pitié ne me crucifiez-pas, cet article n’a pas pour but de décrire une bonne gestion des mots de passe, je donne juste un exemple simpliste. Dans tous les cas, la réelle complexité pour le pirate/attaquant sera de trouver vos 6 adresses mails.
  • Il faudra penser à correctement remplir le champ De (expéditeur) lorsqu’on rédigera un nouveau mail : C’est vrai, je pense d’ailleurs que c’est la plus grosse difficulté. Cependant la majorité des mails reste du type Répondre et la complexité se résume à deux clics pour choisir la bonne adresse mail de l’expéditeur. Et encore ... (cela peut se paramétré dans Thunderbird).

La technique ne peut pas résoudre tous les problèmes, même si elle tend à le faire. La mise en place d’un minimum d’organisation peut pallier à la faiblesse technique d’un logiciel ou d’un service.

J’ai adopté cette façon de faire depuis 15 ans. Les courriers indésirables sont ultra-minoritaires, les mails importants ressortent immédiatement, il est plus facile de changer de service car on peut le faire progressivement ou sur une seule boîte mail pour tester. Il est aussi très simple de faire un "reboot" d’une boîte mail (typiquement l’adresse mail Business), en créant une nouvelle boîte mail et en migrant les quelques services qui sont importants.

La possibilité de créer autant de boîtes mails que l’on souhaite sur autant de services différents est le premier pas vers la décentralisation et la reprise en main de vos données personnelles.

C’est quelque chose de simple à faire, les avantages sont nombreux et évidents. Je vous invite donc à y penser.

Quelques pistes pour créer vos mails :

Mailo
https://www.mailo.com/fr/

Tutanota
https://tutanota.com/fr/

Proton Mail
https://protonmail.com/fr/

Vous pouvez aussi choisir un des "chatons" près de chez vous, surtout si vous avez aussi besoin de stockage dans un nuage (cloud) :

Les chatons (Collectif des Hébergeurs Alternatifs, Transparents, Ouverts, Neutres et Solidaires) :

https://www.chatons.org/

Pour ma part (comme il n’y a pas de chatons où je suis), j’ai un compte chez Zaclys.

Pour la gestion des mots de passe, voici une très bonne vidéo :

https://youtu.be/oPRqO8b3n1w