Agenda
- hoe zit het facturatieproces in elkaar bij BC? welke informatie belangrijk? welke uitzonderingen?
Onderscheid
- jutta: recurrent, grote klanten met continue staffing
- marjolein: groot volume kleinere projecten
Jutta
stap 1: rapport in openair 'pending billing' die openstaande, te factureren zaken toont
open OA > tabje Project > knopje 'Billing'
selectie periode (van openstaande boekingen)
typisch all-time t.e.m. 31/MM
trekt dat naar XLSX
= per klant per project het openstaand bedrag
==> nagaan of te factureren of niet
stap 2: PO nummer moet op factuur, maar stroomt niet door naar NS. dus copy-paste vanuit XLSX
ook: vergelijken met wat ingevuld werd bij klant van consultant
belangrijkst: kolom 'D factuurbedrag' en i.f. daaarvan en van 'C' 'G openstaande wip' opvullen. Bvb. afgesproken dat pas op toek. datum factuur opgesteld wordt. Of consultant geeft
geen prestaties
N.B. gerelateerd met PO: Jutta wil zien hoeveel van de P.O. reeds geconsumeerd is. Eigenljik zelfs proactief, terwijl de WIP zich opbouwt. (dus zowel budget, als gefactureerd, als te factureren wegens timesheets, als nog-niet-gepresteerd) voor tijdige verlenging. Dit vereist natuurlijk minimum wekelijkse timesheet opvulling en afsluiting.
Voor Jutta: één P.O. = één project. Voor marjolein daarentegen niet (concreet?)
stap 3: automatische export van OA naar NS
stap 4: info kopiëren naar superXLSX van Jutta
stap 5: in NS zelden iets veranderen op timesheets die doorstromen van OA
bij factuur aanmaken: manuele check dat factuurNr niet reeds in gebruik is. Dit wordt niet automatisch gedaan/geresolved. Jutta en Marjolein chatten in parallel zodat ze niet tegelijk zelfde nummer in gebruik nemen. Spreken eigenlijk elk hun startgetal af.
Marjolein
stap 1: idem
stap 2: die die niet gefactureerd worden, daar wordt niets mee gedaan. Komen bij volgende run terug.
indien wel te factureren: naar klant en project gaan > selectie (i.e. aanvinken) van lijnen (aantal uur per kalenderdag per consultant)
manueel aangeven van
- invoice date (normaal laatste dag vorige maand)
- invoice nummer zoals onderling afgesproken invullen
- B.U.
- nota: geen veld om P.O. in te vullen
hierdoor is "conceptfactuur" aangemaakt
eerst en vooral: invoicenummer manueel in XLSX bijgehouden
dit wordt gedaan tot alle conceptfacturen klaar staan
stap 3: idem: integratie runnen van OA naar NS (i.e. op knop duwen en een paar min wachten tot melding weergegeven wordt)
stap 4: factuur opzoeken in NS via searchbalk boven (met custom invoice nummer)
dan transformeren naar finale factuur
i.e.: layout kiezen (projectnaam, VAT%, details, taal, header en footer, PO-nummer erbij of niet)
(n.b. taal is bepaald per klant)
P.O. nummer invullen
gestructureerde mededeling wordt automatisch gegenereerd
ook: eventuele bijboeking (mark-up) toevoegen. Indien zo, dan...
...goed opletten dat layout dit niet toont.
...MU toewijzen aan persoon, Competence center
(soms: persoon zit in CC X
project in CC Y => dit laatste primeert)
nood aan standaardteksten op facturen. Niet voor alle facturen, voor subset (bvb. KMO-portefeuille)
stap 5: PDF kopiëren naar BOX
en deze vanuit Outlook, manueel, versturen naar de klant
Casussen
Wat met voorschotten? geen prestatie, toch factuur.
=> stap 1
nieuwe invoice aanmaken in NS
klant én project zoeken
code toewijzen: "Other Revenue - Consulting Prepayment"
en toewijzen Competence center
stap 2
dit voorschot bijhouden in NS-journal en in "pre-billed_afpuntingen' XLSX
hierop worden de prestaties dan afgepunt
hieruit ook de 'negatieve WIP' (i.e. "over te dragen opbrengsten") bepaald
dit wordt
noteer dat de prestaties in OA ook aangevinkt worden en doorstromen naar NS, voor deze afpunting. Dit wordt een zgn. "prof-factuur" (of "prov-factuur" ?)
Wat met facturatie per milestone?
dit komt zelden voor, zit vooral in het hoofd van Jutta en Marjolein. Pas wanneer we aan milestone zitten, worden de lijnen aangevinkt.
gelijkaardig is de no-cure no-pay aanpak bij subsidies
Wat met betalingsvoorwaarden? is dit effectief op klantniveau?
=> standaard 30 dagen, bij grote klanten moeten wij ons naar hen schikken
=> en eigenlijk zou dit effectief fixed per klant moeten zijn
Hoe gebeurt de tarifering?
- kan per mdw , per mdw per project, of zelfs tot op taakniveau.
dit zijn de zgn "time billing rules"
- de uurkost is per mdw
één keer per jaar wordt dit geüpdated
(manueel)
Vragen voor ECHO team
+ kunnen we, in Ion, facturen voor een stuk (en dus niet volledig) crediteren?
+ kunnen we beschikken over informatie van betaling (is er betaald, vanuit welk rekeningnummer)