Advokáti vystavujú svojim klientom faktúry v 6-minútových intervaloch. Aby to mohli urobiť, musia sledovať, čo robili počas každej z týchto šiestich minút.
Tento jemný prístup k sledovaniu úloh má neuveriteľné výhody pre produktivitu, ktoré si môžeme osvojiť všetci.
Problémom väčšiny zoznamov úloh je, že vás nabádajú k zhromažďovaniu nedokončených úloh. Je to priamo v názve: TO DO.
Tento štandardný systém sa zameriava na pocit viny a vytvára prokrastináciu.
Nižšie je uvedený alternatívny systém, ktorý sa zameriava na hrdosť, stavy toku a modernú vedu o mozgu.
V tomto alternatívnom systéme sa zameriavate na sledovanie toho, čo práve robíte a čo ste práve urobili.
Málokedy venujete pozornosť tomu, čo máte urobiť po ďalšej činnosti. Málokedy sa stáva, že máte viac ako 2 alebo 3 nezačiarknuté položky.
Na konci dňa by ste mali skončiť s približne 40 až 120 splnenými úlohami.
Aby bolo úplne jasné, typ úloh, ktoré si napíšete do zoznamu, sa mení.
Za normálnych okolností by ste napísali to, čo GTD nazýva projekt, napríklad "Odoslať návrh".
Ale keď prejdete na sledovanie úloh, napíšete úlohy, ktoré GTD nazýva akciou, "Otvoriť šablónu návrhu".
A pretože vždy píšete poslednú akciu, aktuálnu akciu alebo ďalšiu akciu, skončíte so zoznamom veľmi malých úloh:
- otvorená šablóna návrhu
- pridať podrobnosti o projekte do návrhu
- napísať prvý návrh textu návrhu
- revízia textu návrhu
- doplnenie ceny návrhu
Psychológia a veda o mozgu tento prístup zaraďuje do:
- Znižuje prokrastináciu tým, že jasne určuje ďalší postup.
- Znižuje vplyv prerušenia tým, že dokumentuje aktuálny kontext toho, na čom ste pracovali.
- Mení vaše myslenie - je ťažké nepovažovať sa za produktívneho, keď vidíte 100 dokončených úloh.
- Podporuje stav flow prostredníctvom trvalého sústredenia.
- Navodzuje súťaživosť tým, že hodnotí, koľko úloh ste dokončili za hodinu.
Tento systém funguje najlepšie s textovým súborom, Remember The Milk, OmniFocus, Wunderlist alebo Evernote. Nefunguje tak dobre s aplikáciami Trello, Todoist, Things alebo väčšinou iných zoznamov úloh.